Działania Powiatu w Pile dotyczące organizacji, finansowania oraz nadzoru nad Zespołem Placówek Wychowawczych w Łobżenicy były nieadekwatne do jego potrzeb, a próby egzekwowania przestrzegania w Zespole obowiązujących przepisów okazały się bezskuteczne. Starosta Pilski powierzył obowiązki dyrektora placówki z naruszeniem obowiązujących przepisów i nie złożył zawiadomienia o ujawnionych naruszeniach dyscypliny finansów publicznych przez osobę kierującą Zespołem. W wyniku nienależytego kierowania placówką przez kolejnych dyrektorów dopuszczono do nieprawidłowości w gospodarowaniu jej mieniem, nie zapewniono wymaganych warunków lokalowych oraz wyposażenia, a ewidencja księgowa była prowadzona nierzetelnie i nie oddawała realnego stanu majątkowego Zespołu.
Poznańska Delegatura NIK przeprowadziła kontrolę dotyczącą organizacji, finansowania i funkcjonowania Zespołu Placówek Wychowawczych w Łobżenicy w latach 2021-2023. Przeprowadzono ją w Zespole, w skład którego wchodziły Młodzieżowy Ośrodek Wychowawczy w Łobżenicy i Młodzieżowy Ośrodek Socjoterapii w Kijaszkowie oraz w Starostwie Powiatowym w Pile, w zakresie obejmującym realizację zadań organu prowadzącego.
Niezgodne z prawem powierzenie obowiązków dyrektorowi jednostki
Zarząd Powiatu w Pile nie podjął rzetelnych działań zapewniających powierzenie stanowiska dyrektora Zespołu kandydatowi wyłonionemu w drodze konkursu. W 2023 r. rozpisano postępowanie konkursowe, które nie doprowadziło do wyłonienia odpowiedniego kandydata. Przez 10 miesięcy (tj. maksymalny okres powierzenia obowiązków dyrektora w trybie pozakonkursowym) nie przeprowadzono kolejnego konkursu. W następstwie tego ponownie powierzono pełnienie obowiązków dyrektora tej samej osobie w trybie pozakonkursowym, a więc z naruszeniem przepisów prawa oświatowego. Co więcej, osoba ta uzyskała negatywną opinię organu sprawującego nadzór pedagogiczny, tj. Wielkopolskiego Kuratora Oświaty.
Niezapewnienie warunków lokalowych niezbędnych do funkcjonowania jednostki
Zarząd Powiatu nie zapewnił warunków lokalowych wchodzącemu w skład Zespołu Młodzieżowemu Ośrodkowi Socjoterapii w Kijaszkowie. Powiat nie podjął działań zmierzających do przywrócenia należytego stanu technicznego tego obiektu, umożliwiającego prowadzenie w nim statutowej działalności. Tymczasem do zadań organu prowadzącego należało w szczególności zapewnienie możliwości funkcjonowania placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki. Budynek wyłączono z użytkowania i nie próbowano przywrócić jego funkcjonalności poprzez wykonanie niezbędnych napraw i remontów, aby finalnie na początku 2023 r. przeznaczyć tę nieruchomość do zbycia. W efekcie nawet w przypadku przeprowadzenia skutecznego naboru, placówka nie była w stanie realizować swoich zadań. Pomimo że Młodzieżowy Ośrodek Socjoterapii nie mógł prowadzić działalności, na stronie internetowej Starostwa znajdowała się informacja o zasadach przyjmowania do niego wychowanków oraz dokumentach, jakie należy w tym celu złożyć do Starosty.
Brak zabezpieczenia środków na remonty i naprawy
Nie zapewniono również wystarczających środków finansowych na wykonanie zgłaszanych przez dyrektorów Zespołu napraw i remontów, pomimo iż Starosta miał pełną wiedzę o potrzebie ich przeprowadzenia. Informacje o stanie technicznym budynków Zespołu oraz istniejących potrzebach remontowych wynikały z przekazywanych do Starostwa protokołów przeglądów okresowych. Starosta nie zabezpieczył wystarczających środków na wydatki inwestycyjne Zespołu i nie dokonywał rzetelnego rozpoznania potrzeb Zespołu w tym zakresie, mimo ich zgłaszania przez kierowników tej jednostki. Istniejące potrzeby remontowe potwierdziła również kontrola Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Pile, przeprowadzona na zlecenie NIK.
Nierzetelnie realizowane zalecenia pokontrolne dot. stanu technicznego budynków oraz ppoż
Część zaleceń wynikających z protokołów przeglądów technicznych z lat 2021-2023 dla budynków szkolno-administracyjnego i internatu w Łobżenicy nie została zrealizowana. Choć w planie finansowym przewidziano środki na bieżące remonty i naprawy, to nie były one w pełni wykorzystane. Nie zapewniono odpowiedniego wyposażenia pokojów wychowanków, wystarczającej liczby kabin prysznicowych oraz wymaganych poręczy na klatce schodowej. Nie wdrożono również – wbrew przepisom – instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla budynku internatu, co mogło stanowić zagrożenie dla życia, zdrowia i bezpieczeństwa wychowanków. Potwierdza to wystąpienie niebezpieczeństwa pożarowego, spowodowanego przez wadliwie działającą ładowarkę do telefonu. Natomiast instrukcja ta dla budynku szkolno-administracyjnego nie została zaktualizowana, choć powinno to nastąpić przynajmniej raz na dwa lata. Tym samym, wbrew złożonym zapewnieniom, dyrektor Zespołu nie zrealizował zaleceń z wcześniejszej kontroli NIK w 2021 r., dotyczących aktualizacji instrukcji ppoż i modernizacji kabin prysznicowych.
Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej jednostki
Księgi rachunkowe Zespołu były prowadzone nierzetelnie. Brakowało bieżącej ewidencji księgowej środków trwałych, nie zapewniono ciągłości sald bilansów otwarcia i zamknięcia, nie ewidencjonowano majątku trwałego zgodnie z przyjętymi w jednostce zasadami rachunkowości, nie ujmowano w ewidencji wszystkich środków trwałych. Ponadto w latach 2021-2022 zaniechano obowiązkowego zinwentaryzowania środków trwałych pozostających w dyspozycji Zespołu. Natomiast inwentaryzację za 2023 r. przeprowadzono nierzetelnie, ponieważ stwierdzone w jej trakcie różnice inwentaryzacyjne nie zostały wyjaśnione, a jej wyniki nie zostały zatwierdzone przez dyrektora jednostki. Tym samym w Zespole nie posiadano realnej i rzetelnej wiedzy o majątku pozostającym w jego dyspozycji. Potwierdziły to przeprowadzone przez kontrolerów NIK oględziny, w trakcie których w budynku w Kijaszkowie stwierdzono dwa piece węglowe, choć w arkuszach spisu z natury wyszczególniony był tylko jeden.
W jednostce nie przestrzegano również obowiązującej klasyfikacji dochodów i wydatków, a dowody księgowe stanowiące podstawę do dokonywania wydatków nie zawierały wszystkich wymaganych elementów. Kontrolerzy NIK stwierdzili, że wynagrodzenie z tytułu realizacji umowy w wysokości 159,9 tys. zł na dostawę i montaż kotłów grzewczych zostało wypłacone, pomimo że wykonawca nie dostarczył wszystkich wymaganych dokumentów powykonawczych. Ponadto stwierdzono przypadki ponoszenia wydatków ponad kwoty określone w planie finansowym jednostki.
Skutki finansowe stwierdzonych nieprawidłowości wynoszą ogółem 173,6 tys. zł, z których, z naruszeniem prawa wydatkowano kwotę 173,2 tys. zł. Ponadto, wydatki w łącznej wysokości 46,9 tys. zł ujęto w nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej, a środki trwałe o wartości 159,9 tys. zł nie zostały wykazane w bilansie za 2022 r.
Niedopełnienie obowiązków przez Starostę Powiatu
Starosta Pilski nie dopełnił obowiązku polegającego na złożeniu zawiadomienia o ujawnionych naruszeniach dyscypliny finansów publicznych przez osobę pełniącą obowiązki dyrektora Zespołu. Polegały one na przekazaniu sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania z naruszeniem wymaganego terminu, oraz nieprzeprowadzeniu przez niego w latach 2021 i 2022 r. wymaganej przepisami inwentaryzacji.
Brak działań dyrektora ZPW w celu dostosowania zapisów statutu do aktualnego stanu prawnego
Dyrektor Zespołu pomimo posiadania informacji, że statut placówki jest niedostosowany do obowiązującego stanu prawnego, nie podjął rzetelnych działań zmierzających do jego zaktualizowania oraz uzupełnienia o brakujące uregulowania. W toku kontroli przedłożono protokół z posiedzenia Rady Pedagogicznej oraz uchwałę w sprawie nowelizacji statutu Zespołu – nie określała ona jednak zakresu i treści wprowadzanych zmian. W uchwale Rada Pedagogiczna zaakceptowała i przyjęła zmiany, jednak nie wskazano nowego brzmienia zmienianych regulacji. Przedstawione kontrolerom dokumenty świadczą, że działania te miały jedynie charakter pozorny i nie wpłynęły w żaden sposób na treść zmienianego dokumentu.
Wnioski po kontroli NIK
NIK skierowała do Starosty Pilskiego i dyrektora Zespołu Placówek Wychowawczych w Łobżenicy wnioski pokontrolne, dotyczące m.in. zgodnego z przepisami powierzenia stanowiska dyrektora, zapewnienia wychowankom warunków mieszkalnych i niezbędnego wyposażenia osobistego, rzetelnej weryfikacji i rozpoznania potrzeb inwestycyjnych placówki, zgodnego z prawem prowadzenia gospodarki finansowej Zespołu i ewidencji księgowej.
Zawiadomienia do prokuratury oraz rzecznika dyscypliny finansów publicznych
W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami w trakcie kontroli, Delegatura NIK w Poznaniu złożyła zawiadomienia do prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa polegającego na niedopełnieniu obowiązków przez Starostę Pilskiego oraz do urzędu skarbowego w związku z nierzetelnym prowadzeniem ksiąg rachunkowych w Zespole. Przekazano również zawiadomienie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych, w związku z nieprzeprowadzeniem inwentaryzacji przez dyrektora Zespołu w latach 2021-2022, wykonaniem inwentaryzacji niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przekazaniem sprawozdań z naruszeniem wymaganego terminu i dokonywaniem wydatków ponad ustalony plan finansowy jednostki.
