Uczelnia była organizacyjnie przygotowana do prowadzenia zajęć dydaktycznych. Najwyższa Izba Kontroli ma jednak szereg zastrzeżeń do władz uczelni dotyczących gospodarowania majątkiem i zarządzania finansami w latach 2016-2022, co w efekcie doprowadziło uczelnię do utraty płynności finansowej. Najpoważniejsze wykryte nieprawidłowości dotyczyły: niegospodarnych i niezgodnych z prawem wydatków, nienależytego zarządzania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, a także nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Brak płynności finansowej
Uniwersytet Artystyczny im. Magdaleny Abakanowicz w Poznaniu utracił płynność finansową w latach 2013–2016. Do trudnej sytuacji finansowej przyczyniły się m.in. niegospodarne i niezgodne z prawem wydatki, w tym płatności na rzecz Fundacji Uniwersytetu Artystycznego w Poznaniu (co najmniej 890 tys. zł m.in. za usługi promocyjne, które nie zostały wykonane bądź nie odpowiadały treści zawieranych porozumień).
Brak płynności finansowej spowodował, że uczelnia utraciła zdolność do regulowania bieżących zobowiązań: wynagrodzeń, stypendiów, faktur, zwrotów dotacji, należności wobec ZUS i US, opłat za energię oraz zaciągniętych przez uczelnię kredytów. W tej sytuacji władze uczelni bezprawnie finansowały bieżącą działalność uniwersytetu ze środków zgormadzonych w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. W sumie z kont funduszu przelano na ten cel ponad 1,9 mln zł (stan na koniec 2022 r.). Z ustaleń kontroli wynika, że rektor UA w Poznaniu przez sześć lat nie podjął żadnych działań zmierzających do zwrotu przez uczelnię nienależnie pobranych środków z ZFŚS, które de facto były własnością pracowników uczelni. Tym samym ograniczył możliwość korzystania z nich przez pracowników i ich rodziny, a także inne uprawnione osoby.
Władze uczelni, w celu sfinansowania bieżącej działalności uczelni, pod koniec 2016 r. i 2017 r. zaciągnęły dwa kredyty w łącznej kwocie 7,3 mln zł (w tym 3,3 mln zł na spłatę innych kredytów). Przy czym prowizja za ich udzielenie wyniosła dodatkowo 65,5 tys. zł.
Wypłata nienależnych dodatków funkcyjnych pracownikom uczelni
Rektor powołał cztery osoby do pełnienia funkcji kierowniczych, które nie udokumentowały spełniania wymogów ustawowych, tj. nie złożyły oświadczeń lub informacji lustracyjnych. Co więcej nie wygasił tych powołań łamiąc tym samym przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Ustawa ta oraz statut uczelni nakładały obowiązek powołania na stanowiska uczelnianie wyłącznie osób, które w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r. nie pracowały w organach bezpieczeństwa państwa, nie pełniły w nich służby, ani nie współpracowały z tymi organami.
W konsekwencji uczelnia w latach 2018-2022 zapłaciła tym czterem osobom ponad 200 tys. zł z tytułu dodatków funkcyjnych za pełnienie przez nie funkcji kierowniczych. Rektor wyjaśnił, że trzem pracownikom przekazał drogą elektroniczną informację, że są oni zobowiązani do złożenia oświadczenia lub informacji lustracyjnej, natomiast czwartej osoby nie zobowiązał do złożenia takich dokumentów z uwagi na wprowadzone w okresie jej powołania ograniczenia w funkcjonowaniu uczelni (związane z epidemią COVID-19). W dniu zakończenia kontroli NIK żadna z tych osób nie pełniła już funkcji kierowniczych na uczelni (dwie osoby przestały je pełnić w 2020 r., a pozostałe dwie w styczniu 2022 r.).
NIK ustaliła również, że rektor powołał prorektora ds. studenckich (na okres od 1 października 2019 r. do 31 sierpnia 2020 r.) wbrew wymogom ustawowym, tj. bez wymaganego uzgodnienia z Samorządem Studenckim.
Niegospodarne wydatki
Jako nieprawidłowe NIK uznała zapłatę przez UA w Poznaniu kwoty 101,2 tys. zł z tytułu odsetek od nieterminowych płatności: 57 zobowiązań – w łącznej kwocie 3,1 tys. zł, wobec ZUS – 5,4 tys. zł, na rzecz US – 83,8 tys. zł oraz od zwrotu dotacji pobranych w nadmiernych wysokościach w łącznej kwocie 8,9 tys. zł. Opóźnienia w regulowaniu płatności sięgały do 358 dni, a ich nieterminowe uregulowanie było częściowo spowodowane niedochowaniem należytej staranności przez ówczesnych pracowników działu finansowego, a częściowo trudną sytuacją finansową uczelni.
Z kolei za niegospodarne NIK uznała zapłatę ponad 90 tys. zł za audyt w 2017 r. Okazuje się, że podmiot przeprowadzający audyt nie został wybrany w trybie konkurencyjnym, a wartość jego wynagrodzenia aż trzykrotnie przewyższała wartość rynkową takiej usługi.
Ponadto w 2017 r. uczelnia naruszyła zasady gospodarności, określone w ustawie o finansach publicznych, gdyż zapłaciła 13 tys. zł prywatnej firmie za przeprowadzenie kontroli dowodów księgowych kasy oraz prawidłowości ewidencjonowania operacji przychodów i rozchodów w urządzeniach księgowych UAP oraz Plenerowym Domu Studenckim, i to pomimo, iż firma ta nie przedłożyła uczelni ani protokołu kontroli, ani wystąpienia pokontrolnego.
Koszty ponad miarę
NIK negatywnie oceniła prowadzenie gospodarki finansowej UA w Poznaniu i brak nadzoru nad ponoszeniem kosztów, które corocznie przekraczały zaplanowane w planach rzeczowo-finansowych wartości. W całym okresie objętym kontrolą łączna kwota przekroczenia planu kosztów wyniosła blisko 5,4 mln zł:
- w 2016 r. – 916,5 tys. zł
- w 2017 r. – 2 043,4 tys. zł
- w 2018 r. – 1 362,9 tys. zł
- w 2019 r. – 551,8 tys. zł
- w 2020 r. – 480,8 tys. zł,
- w 2021 r. – 28,8 tys. zł.
Przekroczenie kosztów dotyczyło m.in. następujących pozycji: amortyzacji, zużycia materiałów i energii, usług obcych, wynagrodzenia, podatków i opłat, pozostałe koszty rodzajowe, kosztów działalności badawczej finansowanej z budżetu państwa i przychodów własnych, kosztów operacyjnych i finansowych.
Stosowne przepisy mówią, że uczelnia publiczna prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie planu rzeczowo-finansowego, zgodnie z przepisami o finansach publicznych. Z kolei zgodnie z ustawą o finansach publicznych, wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, a ujęte w rocznych planach finansowych koszty mogą ulec zwiększeniu, o ile zrealizowano przychody wyższe od prognozowanych lub zwiększenie kosztów nie spowoduje zwiększenia dotacji z budżetu, a także zwiększenia planowanego stanu zobowiązań. Co istotne zmiany w zakresie przychodów i kosztów wymagają dokonania zmian w rocznym planie finansowym. Rektor jako osoba odpowiedzialna za całość gospodarki finansowej uczelni, wbrew ww. wymogom ustawowym i pomimo iż wiedział, że będzie ponosił wyższe koszty niż pierwotnie zaplanowano, nie dokonał odpowiednich zmian planów rzeczowo-finansowych uczelni. W konsekwencji takiego działania koszty ujęte w poszczególnych pozycjach tych planów zostały bezprawnie przekroczone.
Nierzetelnie prowadzenie księgi rachunkowe
Z ustaleń kontroli wynika, że księgi rachunkowe uczelni prowadzone były z naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości. Wykazane w nich dane dotyczące należności wymagalnych z tytułu usług edukacyjnych o wartości łącznej 729,7 tys. zł nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Ponadto w latach 2016-2018 nie ujęto w ewidencji finansowo-księgowej UA w Poznaniu należności od studentów z tytułu usług edukacyjnych, nie dokonywano przypisów należności, a w konsekwencji nie wykazywano należności wymagalnych w sprawozdaniach dotyczące należności (RB-N) sporządzanych za te lata. Poza tym z ewidencji księgowej za rok 2020 nie wyksięgowano wymagalnych należności w łącznej kwocie 212,6 tys. zł, skutkiem czego zapisy w księgach rachunkowych dotyczących tego roku nie odzwierciedlały rzeczywistego stanu należności i nie były zgodne z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach Rb-N za poszczególne okresy sprawozdawcze. Do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych nie wprowadzono również dwóch licencji na oprogramowania o łącznej wartości 43,7 tys. zł. Ponadto nierzetelnie i niezgodnie z ewidencją księgową sporządzono pięć sprawozdań Rb-N i cztery sprawozdania Rb-Z, a kwota stwierdzonych nieprawidłowości o charakterze sprawozdawczym wyniosła łącznie 680,9 tys. zł (601,2 tys. zł dla sprawozdań Rb-N i 79,7 tys. zł dla sprawozdań Rb-Z).
Studenci płacili za dużo
NIK negatywnie oceniła również pobieranie przez rektora zawyżonych opłat za postępowania rekrutacyjne. Okazuje się, że w latach 2016-2023 rektor ustalił wysokość opłat za postępowanie kwalifikacyjne dla cudzoziemców na studia w języku angielskim na poziomie 200 euro, choć maksymalna opłata wynosiła w tym czasie 150 zł i wynikała z uczelnianych rozporządzeń. Łączna kwota zawyżonych opłat rekrutacyjnych wyniosła 70,8 tys. zł.
W uczelni nie podejmowano również formalnych działań windykacyjnych w celu wyegzekwowania od studentów należności z tytułu usług edukacyjnych. Chodzi o kwotę 30,8 tys. zł. We wszystkich objętych badaniem ośmiu postępowaniach nie wysłano żadnego wezwania, poprzestając jedynie na próbach kontaktowania się z dłużnikiem pocztą elektroniczną bądź telefonicznie (w nielicznych przypadkach).
Uczelnia nie dochowała należytej staranności przy udzielaniu ulg w spłacie należności przez studentów. Pomimo, iż we wszystkich objętych badaniem postępowaniach, wnioskodawcy nie udokumentowali przesłanek do udzielenia ulgi (np. trudna sytuacja materialna i życiowa), uczelnia nie sprawdzała, czy mogą skorzystać z takiej pomocy. Opierano się jedynie na złożonych przez wnioskodawców oświadczeniach. W efekcie środki uczelni zostały uszczuplone w ten sposób o ponad 11 tys. zł.
Samowola budowlana
W trakcie kontroli ustalono, że uczelnia nieprawidłowo przygotowała jedną z inwestycji – chodzi o budowę hali namiotowej na potrzeby Wydziału Architektury i Wzornictwa. Okazuje się, że rektor uczelni nie zgłosił do Wydziału Urbanistyki i Architektury UM Poznania zamiaru rozpoczęcia robót budowlanych, choć wymagały tego przepisy ustawy Prawo budowlane, gdyż chodziło o inwestycję na obszarze wpisanym do rejestru zabytków. W konsekwencji wybudowana w centrum miasta w 2019 r. hala namiotowa za 280 tys. zł jest samowolą budowlaną.
Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w lutym 2023 r. poinformował NIK, że na wskazanej nieruchomości prowadzi czynności kontrolne (polegające na wykonaniu pomiarów hali oraz ustaleniu konstrukcji i funkcji hali) w celu wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawie samowoli budowlanej. Do dnia zakończenia kontroli NIK postępowanie prowadzone przez PINB dla Miasta Poznania nie zostało zakończone.
Brak nadzoru nad realizacją obowiązków budowlanych
Uczelnia nie zapewniła prawidłowej realizacji zadań związanych z wykonywaniem obowiązków właściciela nieruchomości, tym samym dopuściła do naruszania przepisów Prawa budowlanego. Spośród 15 objętych szczegółowym badaniem budynków, obowiązkowej okresowej kontroli nie przeprowadzono w sześciu obiektach (choć kontrole powinny odbywać się co najmniej raz w roku), w siedmiu nie przeprowadzano co najmniej raz w roku kontroli przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych), a w sześciu budynkach nie przeprowadzano przeglądów hydrantów wewnętrznych. Ponadto w latach 2016-2022 w żadnym z tych budynków nie zostały przeprowadzone kontrole instalacji elektrycznej.
W toku kontroli ustalono, że należytej staranności nie dochowano również przy prowadzeniu 13 książek obiektu budowlanego – nie zamieszczono w nich wszystkich, wymaganych przepisami Prawa budowlanego wpisów, tj. o pozwoleniu na użytkowanie, protokoły odbioru obiektu oraz wpisy dot. przeprowadzonych kontroli okresowych (11 książek). Ponadto do książki obiektu budowlanego pięciu budynków nie załączono protokołów z okresowych kontroli przeprowadzonych w 2016 r. oraz nie do wszystkich objętych kontrolą budynków załączono protokoły z kontroli hydrantów wewnętrznych i przewodów kominiarskich. W przypadku dwóch budynków książki obiektu zostały założone dopiero po paru latach od daty rozpoczęcia ich użytkowania.
Wnioski i zawiadomienia
NIK oceniła, że przyjęty sposób nadzoru w Uniwersytecie Artystycznym w Poznaniu nie był w pełni rzetelny i skuteczny. Dopuścił on bowiem, do powstania licznych nieprawidłowości i nie gwarantował należytego zarządzania środkami publicznymi będącymi w dyspozycji uczelni. W związku z ustaleniami kontroli Najwyższa Izba Kontroli skierowała do rektora Uniwersytetu Artystycznego w Poznaniu wnioski dotyczące:
- opracowania nowej bądź aktualizacji strategii przyjętej w 2012 r., w tym określenia w niej mierników i wskaźników realizacji celów;
- właściwego zabezpieczania interesu uczelni w zawieranych umowach;
- gospodarnego rozporządzania środkami finansowymi uczelni oraz terminowego regulowania zobowiązań finansowych;
- rzetelnego realizowania obowiązków właściciela nieruchomości w zakresie prowadzenia książek obiektów budowlanych oraz poddawania budynków obowiązkowym kontrolom okresowym;
- skutecznych działań windykacyjnych oraz dochowania należytej staranności przy dokumentowaniu i udzielaniu ulg;
- rzetelnego i zgodnego z ewidencją sporządzania sprawozdań z operacji finansowych;
- rzetelnego prowadzenia ewidencji księgowej jednostki, w tym wartości niematerialnych i prawnych;
- rzetelnego przygotowywania i realizowania inwestycji;
- weryfikowania wypełniania obowiązku złożenia oświadczeń lustracyjnych lub informacji lustracyjnych przez osoby powoływane na stanowiska kierownicze;
- ponoszenia kosztów w ramach limitów określonych w planie rzeczowo-finansowym;
- pobieranie opłat za postępowanie kwalifikacyjne cudzoziemców na studia w języku angielskim w wysokości określonej w obowiązujących przepisach;
- spłaty zadłużenia wewnętrznego uczelni wobec ZFŚS.
Ponadto Izba przygotowuje zawiadomienia:
- do właściwego organu podatkowego – w zakresie nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych;
- do Rzecznika dyscypliny finansów publicznych – w zakresie niezgodnego z ewidencją sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych;
- do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego – w zakresie niezgodnego z prawem realizowania obowiązków budowlanych i samowoli budowlanej.
