Ze względu na wyznaczony krótki czas na rozbudowę systemów IT Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie przygotował się dobrze do przeprowadzenia zamówień publicznych. Systemy miały umożliwić weryfikację uprawnień i wypłatę nowych świadczeń. Chodziło o Polski Bon Turystyczny oraz wypłaty obywatelom Polski i Ukrainy świadczeń takich jak: rodzinny kapitał opiekuńczy, wyprawka szkolna, dofinansowanie pobytu dziecka w żłobku, a także świadczenia wychowawczego 500+. W okresie objętym kontrolą na rozbudowę systemów IT zawarto umowy na ponad 248 mln zł. W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości m.in. w wypłatach świadczeń 500+ obywatelom Ukrainy.
Inspiracją do podjęcia kontroli doraźnej stały się informacje medialne o nieprawidłowościach w wydatkowaniu środków na rozbudowę systemów IT ZUS do wypłaty nowych świadczeń oraz informacje o potencjalnych nieprawidłowościach w wypłacie świadczenia 500+ cudzoziemcom.
Nie bez znaczenia były wstępne ustalenia dokonane podczas kontroli wykonania budżetu państwa w 2021 r. przeprowadzonej w Centrali ZUS. Zebrany materiał dowodowy wskazywał na możliwość wystąpienia potencjalnych nieprawidłowości w udzielaniu zamówień publicznych. Jednocześnie wpłynęło do NIK pismo złożone przez parlamentarzystów.
Kontrolą objęto pięć zamówień publicznych z zakresu IT, których łączna wartość po zawarciu aneksów do umów według stanu na 30 czerwca 2022 r. wyniosła 248 mln 700 tys. zł. Dotyczyły one dostosowania systemów informatycznych ZUS do wypłaty nowych świadczeń. Do czterech z nich ustawodawca wyłączył obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, a jedno zamówienie ZUS udzielił w trybie niekonkurencyjnym tj. z wolnej ręki. Ponadto zgodnie z wolą prawodawcy ZUS miał niewiele czasu na udzielenie zamówień w zakresie rozbudowy systemów IT oraz uruchomienie wypłaty nowych świadczeń.
NIK ustaliła, że ZUS nie w pełni prawidłowo przygotował się do realizacji zamówień dotyczących rozbudowy systemów informatycznych do obsługi zadań związanych z wypłatą nowych świadczeń.
Obowiązujące w Zakładzie regulacje, dotyczące zamówień publicznych wyłączonych spod ustawy Prawo zamówień publicznych nie ustanawiały konieczności i zasad sporządzania szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia oraz sposobu udzielania zamówień publicznych. Przyczyniło się to do niedokumentowania czynności szacowania wartości przedmiotu zamówienia.
Weryfikacja prawa do pobierania świadczenia 500+ przez obywateli Ukrainy, którzy przybyli na teren Polski po 23 lutego 2022 r. była nieskuteczna. Spośród ponad 82 tys. uchodźców, którzy w okresie między 1 a 15 czerwca przebywali powyżej miesiąca poza Polską NIK wybrała do badania 100 obywateli Ukrainy. Okazało się, że jednej piątej wypłacano świadczenia 500+ na łączną kwotę ponad 30 tys. zł, mimo że przebywali ponad miesiąc poza Polską. W trakcie kontroli Zakład wstrzymał wypłaty świadczeń tym osobom.
W wyniku niniejszej kontroli NIK sformułowała dwa wnioski pokontrolne dotyczące konieczności dokumentowania czynności szacowania wartości przedmiotu zamówienia niezależnie od tego, czy do zamówienia ma zastosowanie ustawa Pzp i zidentyfikowania przypadków nienależnie wypłacanych świadczeń 500+, a także podjęcia działań na rzecz odzyskania nienależnie wypłaconych środków.
W odpowiedzi na wnioski pokontrolne NIK Prezes ZUS poinformowała, że w przygotowywanych zarządzeniach dotyczących udzielania zamówień publicznych wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Pzp każdorazowo wskazywana jest konieczność dokumentowania szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia. Ponadto wskazała, że od zakończenia kontroli NIK zmianie uległy przepisy w zakresie weryfikacji wypłaty świadczeń obywatelom Ukrainy. W ich konsekwencji w ZUS wprowadzono systemowe zmiany w wyniku których prawo do wypłaty świadczeń weryfikowane jest automatycznie także w oparciu o dane od Straży Granicznej.
