NIK o funkcjonowaniu placówek zagranicznych
Nadzór nad gospodarką finansową i realizacją projektów pomocowych przez skontrolowane polskie placówki dyplomatyczne nie był skuteczny: ani nie chronił przed błędami, ani nie pozwolił na ich ujawnienie i korektę. W efekcie m.in. sprawozdania budżetowe i bilanse placówek były nierzetelne, a dokumentacja nie pozwalała na rzetelne ustalenie majątku. Największe zastrzeżenia dotyczą Ambasady RP w Gruzji. Kłopoty z użytkowaniem zakupionej nieruchomości z uwagi na wady konstrukcyjne, czy nieudokumentowany proces likwidacji majątku - to tylko niektóre z zastrzeżeń kontrolerów do placówki w Tbilisi.
Skontrolowane polskie ambasady w Gruzji, Jordanii i Serbii zapewniały personelowi właściwe warunki lokalowe i pracy, a także odpowiedni poziom obsługi interesantów. Wszystkie placówki pobierały opłaty konsularne w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami (taryfami). Placówki dyplomatyczne nie ustrzegły się jednak w swojej działalności błędów i zaniechań, szczególnie w obszarze księgowości i ewidencji majątku.
Ambasada RP w Gruzji
Siedziba ambasady do 17 września 2017 r. mieściła się w wynajmowanym budynku przy ul. Zubalashvili 19 w Tbilisi, gdzie miesięczny czynsz wynosił 6,5 tys. euro. Siedzibą placówki (od 18 września 2017 r.) jest budynek przy ul. Oniashvili 24. Decyzję o wynajęciu obiektu przy ul. Oniashvili 24 w Tbilisi podjęto w 2015 r. za aprobatą zarówno placówki w Tbilisi oraz kierownictwa MSZ. Mimo, że obiekt nie był polską własnością kierownictwo MSZ zdecydowało o podjęciu gruntownej przebudowy i dostosowania do wymogów technicznych i funkcjonalnych na potrzeby Ambasady RP. Dopiero po rozpoczęciu prac adaptacyjnych kierownictwo MSZ zdecydowało o rozpoczęciu negocjacji z właścicielem obiektu w celu jego zakupu na własność.
Nieruchomość przy ul. Oniashvili została wynajęta 16 października 2015 r. w stanie deweloperskim zamkniętym. Wysokość czynszu została ustalona na 19 tys. dolarów amerykańskich miesięcznie (z harmonogramem płatności od 16 marca 2016 r.). Prace adaptacyjne, zakup sprzętu technicznego i wyposażenia leżały po stronie ambasady. W okresie 2016-2017 przeprowadzono prace adaptacyjne na łączną kwotę ponad 2,3 mln euro. 16 października 2017 r. na podstawie prawa wynikającego z umowy najmu, nieruchomość została zakupiona na rzecz Skarbu Państwa za maksymalną cenę - 3 mln dolarów amerykańskich. Ambasador uważał, że nawet tak niekorzystna transakcja jest lepsza niż wieloletni wynajem, przy ponoszonych dużych nakładach inwestycyjnych.
W lipcu 2017 r. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej zawiadomił Prokuraturę Okręgową w Warszawie o możliwości popełnienia przestępstwa niegospodarności przy procesie najmu i adaptacji ww. budynku na potrzeby Ambasady RP w Gruzji. Prokuratura umorzyła śledztwo (13 września 2018 r.) wobec stwierdzenia braku znamion czynu zabronionego.
Ambasada RP w Gruzji posiada także nieużytkowaną nieruchomość Skarbu Państwa przy ul. Ramaz Chkhikvadze 13 w Tbilisi (tzw. Villa Berika). Nieruchomość została zakupiona pod koniec grudnia 2008 r. za 3,55 mln dolarów amerykańskich z przeznaczeniem na siedzibę Ambasady RP w Gruzji. Stan techniczny Villi Berika wydawał się zadowalający i określono go przed zakupem na podstawie zewnętrznych oględzin. Uruchomienie ambasady w nowej siedzibie miało nastąpić w lipcu 2011 r.
W latach 2010-2011 wykonano dokumentację architektoniczno-budowlaną i ujawniono, że budynek ma wady konstrukcyjne i ma małą odporność na obciążenia sejsmiczne. Do czasu zakończenia kontroli NIK (listopad 2018 r.) nieruchomość nie została zagospodarowana i ulegała stopniowej degradacji. Od 1 stycznia 2013 r. do 30 września 2018 r. z tytułu najmu nieruchomości na rezydencję ambasadora, placówka poniosła wydatki w wysokości 344 tys. euro. Z wyceny wykonanej w lutym 2018 r. wynika, że obecna wartość Villi Berika wynosi 542 tys. dolarów amerykańskich, co stanowi 15 proc. ceny jej nabycia. O jej dalszym przeznaczeniu zadecyduje MSZ.
Najwyższa Izba Kontroli ma szereg uwag do gospodarki finansowej Ambasady RP w Gruzji. Placówka dokonała likwidacji i sprzedaży składników majątku trwałego z poprzedniej siedziby ambasady (m.in. meble, które kupili pracownicy ambasady i fundacja która z nią współpracowała) w sposób nierzetelny, z rażącym naruszeniem rozporządzenia Rady Ministrów oraz Instrukcji Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej (w sprawie gospodarowania składnikami majątku). Nie udokumentowano procesu likwidacji majątku placówki, nie sporządzono wykazu środków trwałych i wyposażenia przeznaczonego do likwidacji, a także nie oszacowano wartości rynkowej likwidowanego (w tym sprzedanego) majątku. Ponadto likwidacja i sprzedaż majątku nie została uwzględniona w księgach inwentarzowych i rachunkowych placówki.
Na podstawie posiadanej przez ambasadę dokumentacji nie ma możliwości rzetelnego ustalenia rzeczywistego stanu posiadanego przez nią majątku. Pomimo upływu roku od zakupu środków trwałych i wyposażenia do nowej siedziby placówki, środki trwałe nie zostały oznaczone numerami inwentarzowymi oraz nie sporządzono kart inwentarzowych pomieszczeń. Wszystkie zakupione w IV kwartale 2017 r. środki trwałe zostały ujęte w księgach inwentarzowych dopiero 15 stycznia 2018 r., co miało wpływ na bilans placówki sporządzony na dzień 31 grudnia 2017 r. (dla waluty euro).
Placówka ponosiła wszystkie koszty eksploatacyjne w nowej siedzibie ambasady, także te generowane przez Instytut Polski w Tbilisi oraz Ataszat Obrony i nie występowała o ich refundację. Ambasada najmowała mieszkanie dla pracownika innej placówki zagranicznej (Instytut Polski). Ponadto ambasada posiadała o dwa samochody więcej, niż liczba przyznanych przez MSZ etatów samochodowych. Do czasu zakończenia kontroli placówka nie wystąpiła do MSZ o zgodę na sprzedaż samochodów.
Obowiązująca w ambasadzie dokumentacja opisująca przyjętą politykę rachunkowości nie spełniała wszystkich wymogów określonych w ustawie o rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzono z naruszeniem ustawy o rachunkowości, w szczególności nie wprowadzono do nich, w postaci zapisu, wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym. Dokonane w księgach zapisy nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Do ksiąg nie wprowadzono kompletnie i poprawnie wszystkich zakwalifikowanych do księgowania dowodów księgowych. Ponadto w ambasadzie nie przestrzegano zasad dotyczących kontroli dowodów księgowych.
W efekcie dane ujęte w ewidencji księgowej, stanowiące podstawę sporządzenia sprawozdań budżetowych w 2017 r. i 2018 r., a także bilansu placówki sporządzonego na dzień 31 grudnia 2017 r. (dla waluty euro), były nieprawidłowe i miały wpływ na rzetelność tych sprawozdań. Kontrolerzy NIK podkreślają, że ambasada nie podejmowała niezwłocznych działań w celu rozliczenia należności i zobowiązań placówki. Ponadto w ambasadzie nie przestrzegano obowiązujących zasad prowadzenia gospodarki kasowej.
Ambasada w Tbilisi rzetelnie monitorowała realizację projektów rozwojowych
(w latach 2017-2018 na ich realizację przewidziano blisko 450 tys. euro), terminowo sporządzała sprawozdania z ich realizacji oraz rzetelnie dokumentowała ten proces. Stwierdzono nieprawidłowości dotyczące m.in. niestosowania znaku graficznego „polska pomoc" oraz nieinformowania o źródle finansowania projektów.
Ambasada RP w Jordanii
Przez ponad 10 miesięcy w ambasadzie w Ammanie nie zostało obsadzone kluczowe dla działalności placówki stanowisko kierownika Referatu Administracyjno-Finansowego. W efekcie czynności finansowo-księgowe, czy przygotowywanie sprawozdań budżetowych wykonywali delegowani pracownicy z MSZ lub placówki w Abu Zabi.
Wyposażenie ambasady było wykorzystywane zgodnie ze swoim przeznaczeniem i nie stwierdzono braków, ani nadwyżek w jego stanie. Wystąpiły natomiast przypadki nieoznaczenia lub niepoprawnego oznaczania środków trwałych i nierzetelnego prowadzenia ich ewidencji. Kontrolerzy NIK ujawnili także, że podpisywano umowy najmu mieszkań dla pracowników placówki bez zgody MSZ (ambasada wynajmowała w 2017 r. cztery mieszkania dla pracowników, a w I półroczu 2018 r. trzy - w sumie za ponad 70 tys. euro). Ponadto nie przeprowadzono rocznego przeglądu technicznego budynku ambasady, a także w nieodpowiednich warunkach przechowywano akta osobowe i dokumenty księgowe.
NIK zwraca także uwagę, że nierzetelnie wypełniono 11 z 16 zbadanych kart drogowych samochodów wykorzystywanych w ambasadzie. Wystąpiły przypadki niewpisywania godzin powrotu, niepodawania informacji, czy miały miejsce prywatne wyjazdy poza Amman. Stwierdzono np. że na karcie drogowej za grudzień 2017 r. nie wypełniono pozycji dotyczących wyjazdów prywatnych poza Amman, a rozliczono rachunek za paliwo z Wadi-Rum (jeden z najpopularniejszych regionów turystycznych w Jordanii), nie wskazując, czy były to wyjazdy służbowe, czy prywatne (przejechano w tym okresie blisko 1900 km).
Ambasada realizowała wydatki na zakupy i usługi zgodnie z planem finansowym i umowami. Nie udzielano zamówień publicznych z pominięciem procedur określonych w ustawie Pzp. W toku kontroli ustalono natomiast, że umowy sporządzano nierzetelnie i niezgodnie z przepisami, bez uzasadnień określających potrzebę ich zawarcia. Nierzetelnie także dokumentowano proces rozeznania rynku przed dokonaniem wydatków. Ponadto niedokładnie sporządzano protokoły postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i nie skorygowano planu zamówień publicznych w 2017 r. Kontrolerzy NIK zwrócili także uwagę, że nie zapewniono bieżącego ujmowania środków trwałych zakupionych w 2017 r. w ewidencjach środków trwałych.
Dochody z opłat za czynności konsularne pobierano prawidłowo, zgodnie z obowiązującą taryfą opłat. Natomiast, mające wpływ na wysokość uzyskiwanych dochodów, procesy sprzedaży i likwidacji składników majątkowych ambasady przeprowadzono nierzetelnie i niezgodnie z uregulowaniami MSZ i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów (w sprawie szczegółowego sposobu gospodarowania niektórymi składnikami majątku Skarbu Państwa). Ponadto nie zapewniono bieżącego ewidencjonowania przekazanych lub zlikwidowanych przedmiotów, co skutkowało wykazaniem nierzetelnych danych w bilansach placówki za 2015 r., 2016 r. i 2017 r. Placówka niezgodnie ze stanem faktycznym poinformowała MSZ o liczbie i wartości zlikwidowanych środków trwałych w okresie objętym kontrolą.
W 2017 r. ambasada w Ammanie zrealizowała siedem projektów pomocowych
- rozwojowe i humanitarne - na łączną kwotę ok. 350 tys. euro (wszystkie projekty zostały zakończone). Placówka w ramach pomocy humanitarnej wsparła rodziny uchodźców syryjskich i ubogie rodziny jordańskie w przetrwaniu zimy. Sfinansowała także zakup środków medycznych, glukometrów i karetki oraz stworzyła centrum rozwoju zawodowego kadry medycznej w obozie Za'atari Camp. W ramach pomocy rozwojowej w tym samym roku stworzono pracownię komputerową, trzy place zabaw, wyposażono przychodnie dla dzieci niepełnosprawnych, zakupiono sprzęt do prowadzenia kursów zawodowych dla kobiet. W 2018 r. rozpoczęto realizację czterech kolejnych projektów na kwotę ponad 80 tys. euro. Do końca października 2018 r. realizacja rzeczowo-finansowa przedmiotowych projektów nie została zakończona, trwały zakupy sprzętu i wyposażenia oraz prowadzono rozliczenia z partnerami.
NIK zwraca uwagę, że ambasada nierzetelnie określała zakres realizowanych projektów, przez co partnerzy mieli dużą dowolność w zakresie realizowanych działań. Nie wskazywano ilości sprzętu/wyposażenia, które ma być zakupione, danych technicznych, ani ilości osób, które zostaną objęte wsparciem. W czterech przypadkach dokonano płatności pomimo niezakończenia realizacji projektu albo braku podpisu ambasadora na protokołach odbioru. Środki zostały wydatkowane w granicach budżetów projektów, jednakże w związku z nieprecyzyjnym opisem przedmiotu zamówienia niemożliwe było stwierdzenie, że wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami oszczędności i gospodarności. W dwóch przypadkach realizacja rzeczowa projektu została zakończona po 2017 r., co było niezgodne z umowami podpisanymi z partnerami. W ocenie NIK ambasada nierzetelnie nadzorowała realizację prowadzonych projektów, a także nie wywiązała się z obowiązku przechowywania dokumentacji projektowej wynikającego z wytycznych MSZ.
Ambasada RP w Serbii
Najmniej zastrzeżeń mieli kontrolerzy NIK do działalności ambasady w Belgradzie. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły nierzetelnego prowadzenia książek obiektów budowlanych, rejestru umów, sporządzenia raportu inwentarzowego czy prowadzenia kart drogowych pojazdów służbowych. NIK zwraca uwagę, że niezaewidencjonowanie będących w posiadaniu placówki wszystkich środków trwałych powoduje, że księgi inwentarzowe nie odzwierciedlają pełnego obrazu majątku. W konsekwencji sporządzony za 2017 r. bilans nie odzwierciedla rzeczywistego stanu majątku placówki.
Placówka terminowo sporządzała poprawne pod względem formalnym sprawozdania budżetowe, a także podejmowała działania w celu rozliczenia należności i zobowiązań. W toku kontroli stwierdzono jednak nieprawidłowości w zakresie organizacji rachunkowości, klasyfikacji budżetowej wydatków, sporządzania dowodów księgowych i ewidencjonowania zdarzeń w księgach rachunkowych.
Pracownicy ambasady zgodnie z wytycznymi wybrali projekty pomocowe - w latach 2017-2018 było ich łącznie 12, na które przeznaczono blisko 40 tys. euro. Projekty obejmowały m.in. doposażenie ośrodków zdrowia i ośrodków pomocy społecznej w sprzęt medyczny i rehabilitacyjny, zakup wyposażenia placu zabaw oraz dofinansowanie remontu szkoły (sfinansowanie zakupu okien i remontu sali gimnastycznej). Występujące nieprawidłowości w zakresie realizacji projektów dotyczyły przede wszystkim sposobu odbioru prac związanych z realizacją projektów oraz nieprowadzenia kontroli zrealizowanych projektów pod względem ich trwałości.
