Muzeum Narodowe w Warszawie – duże dotacje, niewielki nadzór

Ponad 260 mln zł trafiło w latach 2019-2022 do Muzeum Narodowego w Warszawie (MNW) z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN). Resort przekazywał tej instytucji średnio ok. 65 mln zł rocznie i były to jedne z najwyższych dotacji przyznawanych muzeom nadzorowanym przez ówczesnego szefa tego resortu. Mimo to i przy braku strategicznego dokumentu dotyczącego rozwoju tej instytucji, minister nieprawidłowo nadzorował jej działalność w kwestiach finansowych, jak i organizacyjnych czy merytorycznych. Tymczasem jak ustaliła NIK, w okresie objętym kontrolą, Muzeum nieprawidłowo przygotowywało i rozliczało działalność wystawową, niewłaściwie ewidencjonowało zbiory muzealne i nie aktualizowało planów ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych (POZ), a także instrukcji dotyczących przygotowania zbiorów do ewakuacji czy zabezpieczenia przed pożarem, kradzieżą i innymi niebezpieczeństwami grożącymi ich zniszczeniem lub utratą. Zdaniem NIK stanowiło to zagrożenie dla sprawnego zarządzania i organizacji działań, zwłaszcza w kontekście wojny w Ukrainie.

Mimo że aktualizacja POZ powinna się odbywać raz w roku, plany nie były zmieniane przez lata ani w gmachu głównym Muzeum, ani w żadnym z czterech kontrolowanych oddziałów. Oznacza to, że nieaktualne były listy dzieł sztuki przewidzianych do ewakuacji czy wykazy osób, które powinny brać w niej udział. W przypadku gmachu głównego w schematach przygotowanych na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych umieszczono np. nieaktualne wykazy muzealiów, które w razie niebezpieczeństwa trzeba zabezpieczyć w miejscu ich ekspozycji czy przechowywania, a które należy przenieść w inne miejsce w obrębie budynku. W Nieborowie i Arkadii plan ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych pochodził sprzed 40 lat, a nowy wprowadzono dopiero w trakcie prowadzonej przez NIK kontroli. W Muzeum Rzeźby POZ przyjęto w 2006 r., ale nie wpisywano do niego nowych nabytków, nie aktualizowano listy muzealiów, które trzeba ratować w pierwszej kolejności, ani potrzeb materiałowych i kosztów niezbędnych do ich zabezpieczenia. Spośród 11 lub 12 osób wskazanych w konkretnych grupach mających zabezpieczać i chronić zabytki, w lipcu 2023 r. tylko trzy nadal były tam zatrudnione.

Muzeum Narodowe w Warszawie nie zapewniło także odpowiednich warunków magazynowania zbiorów w wynajmowanym od połowy 1998 r. Magazynie Mebli Zabytkowych w Tarczynie, w którym znajdują się także m.in. zbiory malarstwa MNW. Muzealia były przechowywane w kilkudziesięciu przepełnionych zabytkami pomieszczeniach, w tym nie przeznaczonych do ich magazynowania – w kuchni, łazience, toalecie, korytarzach i garażach. Tylko w niektórych pomieszczeniach znajdowały się rejestratory wilgotności powietrza i temperatury. W kilkupiętrowym budynku nie było wind, a transport np. zabytkowych mebli odbywał się schodami, co w przypadku koniecznej ewakuacji zbiorów znacznie by ją wydłużyło. W okresie objętym kontrolą NIK wynajem tych pomieszczeń kosztował Muzeum niemal 4 mln zł i mimo podejmowanych prób, nie znaleziono dla zgromadzonych tam muzealiów nowej lokalizacji. Mimo, że budynek mający 1 686 m² powierzchni magazynowej był wynajmowany od 25 lat, dyrektor MNW nie opracował dla niego instrukcji bezpieczeństwa pożarowego. Niezgodne z przepisami były także instrukcje dla gmachu głównego i Kamienicy Krystalla, w której znajdują się pomieszczenia biurowe i Pracownia Konserwacji.

Z kolei w części biurowej gmachu głównego Muzeum znajdowało się 339 obiektów muzealnych, w tym 262 zbiory malarskie i 77 zabytkowych mebli (m.in. stoły, fotele, komody, kanapa), z których korzystało kierownictwo i pracownicy. Przyczyną tej sytuacji był brak miejsca w magazynach do bezpiecznego przechowywania wszystkich muzealiów, warunki w nich panujące w związku ze zbytnim stłoczeniem obiektów, stanem infrastruktury budynków, w których magazyny się znajdują oraz niedostosowaniem przestrzeni w tych magazynach do specyfiki zbiorów. NIK zauważa, że zbiory muzealne zgromadzone w części biurowej stanowią dziedzictwo kulturowe i powinny być przechowywane w warunkach zapewniających im właściwe magazynowanie.

Zaledwie 24% zbiorów dostępnych cyfrowo

NIK skontrolowała główny gmach Muzeum Narodowego w Warszawie, a także cztery oddziały: Muzeum Rzeźby w Królikarni, Muzeum Plakatu w Wilanowie, Muzeum Wnętrz w Otwocku Wielkim oraz Muzeum w Nieborowie i Arkadii. Z ustaleń kontrolerów Izby wynika, że na koniec 2022 r. Muzeum Narodowe w Warszawie miało w swoich zbiorach w sumie ponad 816,5 tys. obiektów muzealnych, o ok. 1,7 tys. więcej niż w 2019 r. W 2021 r. zbiory wzbogacono m.in. o obraz „Wieloryb i Andromeda” Stanisława Ignacego Witkiewicza oraz o rysunki Marca Chagalla, na co Muzeum wydało w sumie 21,1 mln zł. W kolejnym roku MKiDN przekazało instytucji dotację w wysokości ponad 4,4 mln zł na zakup pastelu Stanisława Wyspiańskiego „Dziewczynka oparta o stół – portret Wandy Nowakówny”.

Wartość księgowa zgromadzonych muzealiów wynosiła niemal 91 mln zł i w stosunku do roku 2019 wzrosła o 67%, nie była jednak zgodna z księgami inwentarzowymi. Powodem różnicy był brak wyceny części zbiorów muzealnych.

Konieczne, zdaniem Izby, jest także terminowe przeprowadzanie komisyjnej kontroli zgodności dokumentacji ewidencyjnej zbiorów ze stanem faktycznym (skontrum). W wymaganym przepisami terminie, czyli w ciągu pięciu lat takiej kontroli nie przeprowadzono w Muzeum Rzeźby w Królikarni. Z kolei w Muzeum Plakatu w Wilanowie po przeprowadzeniu skontrum stwierdzono braki 133 muzealiów – 104 w Kolekcji Plakatu Polskiego i 29 w Kolekcji Plakatu Obcego. Jednak dopiero w trakcie kontroli NIK dyrektor Muzeum Narodowego w Warszawie zapowiedział skierowanie doniesienia do prokuratury w tej sprawie, powołał także zespół spisowy, który do końca prowadzonych przez Izbę czynności odnalazł sześć zaginionych plakatów.

Najwyższa Izba Kontroli zwraca także uwagę na wciąż aktualny problem z digitalizacją zbiorów MNW. Na koniec 2022 r. dostępnych cyfrowo było niecałe 24% muzealiów, przy czym w oddziale w Królikarni niemal 93%, a w Wilanowie niecałe 3%. NIK już po kontroli w 2014 r. apelowała do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego o przyspieszenie procesu cyfryzacji, tymczasem w latach 2019-2022 udział zdigitalizowanych w Muzeum zbiorów wzrósł zaledwie o 6 punktów procentowych.

Wystawy, warsztaty, wykłady

W latach 2019-2022 w Muzeum Narodowym w Warszawie zorganizowano dwie nowe wystawy stałe oraz 49 wystaw czasowych (24 w gmachu głównym, pięć w Muzeum Rzeźby w Królikarni, 14 w Muzeum Plakatu w Wilanowie, dwie w Muzeum Wnętrz w Otwocku Wielkim oraz cztery w Muzeum w Nieborowie i Arkadii). NIK zauważa jednak, że w okresie objętym kontrolą znacznie spadła liczba wystaw czasowych organizowanych w gmachu głównym. Podczas gdy w samym 2019 r. przygotowano ich 13, w dwóch kolejnych latach zaledwie po trzy, a w 2022 r. tylko sześć wystaw. Wynikało to przede wszystkim z ograniczeń związanych z epidemią Covid-19.

Z tego powodu znacznie spadła również liczba zwiedzających – o 34% w 2020 r. i o 10% w 2021 r. w stosunku do roku 2019. W sumie w okresie objętym kontrolą NIK wystawy stałe i czasowe (w tym dwie on-line) organizowane przez Muzeum obejrzało ponad 2,6 mln osób.

Wśród wystaw czasowych największy sukces frekwencyjny odniosły ekspozycje zorganizowane w gmachu głównym Muzeum w 2022 i w 2023 r. - „Witkacy. Sejsmograf epoki przyśpieszenia” oraz „Chagall” .

MNW zorganizowało także 11,3 tys. lekcji i warsztatów muzealnych, w których uczestniczyło 255,5 tys. osób, w tym dzieci i młodzież. W ramach działalności kulturalnej, naukowej, edukacyjnej i wydawniczej organizowane były również m.in. odczyty, prelekcje i spotkania, a także seanse filmowe, koncerty i imprezy plenerowe. Wzięło w nich udział ok. 288 tys. osób.

Gospodarka finansowa

Głównym źródłem finansowania działalności Muzeum Narodowego w Warszawie są dotacje z budżetu państwa, podmiotowe przeznaczone na funkcjonowanie instytucji i celowe na finansowanie konkretnych zadań. W latach 2019-2023 (do 31 marca) Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego przekazało MNW ponad 248,5 mln zł dotacji (od niemal 47 mln zł w 2019 r. do 53,5 mln zł w 2023 r.).

Do końca 2022 r. Muzeum wykorzystało, zgodnie z przeznaczeniem dotacje podmiotowe w wysokości 194,8 mln zł, a także dotacje celowe - 49 mln zł na realizację inwestycji, w tym m.in. na zakup muzealiów oraz 13,8 mln zł na wydatki bieżące dotyczące realizacji zadań i programów. MNW dostało również środki z Funduszu Promocji Kultury przekazane przez ministra, które wykorzystało w kwocie 3 mln zł.

Z kolei ponad 7,4 mln zł dotacji przekazanych Muzeum przez MKiDN pochodziło z budżetu Unii Europejskiej i zostało przeznaczonych na realizację projektów dotyczących m.in. rearanżacji stałej ekspozycji Galerii Sztuki Starożytnej w głównym gmachu oraz digitalizacji i udostępniania zbiorów. W sumie na te cele ministerstwo przekazało 13,8 mln zł.

Kontrola przeprowadzona przez NIK pokazała jednak, że mimo tak dużych środków przekazywanych Muzeum, Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego nie miał pełnej i bieżącej wiedzy na temat gospodarki finansowej MNW, w tym dotyczącej realizacji zadań merytorycznych, wydatków i planu finansowego. Departament Dziedzictwa Kulturowego w resorcie nie sporządził aktualnej oceny takiej gospodarki za trzy kwartały 2021 r. i 2022 r. oraz kolejnej, za cały 2022 r. W latach 2019-2023 ministerstwo nie skontrolowało także działalności merytorycznej Muzeum, a nawet nie zaplanowało takiej kontroli.

Tymczasem jak ustalili kontrolerzy NIK, wystawy czasowe były przygotowywane niezgodnie z wewnętrznymi przepisami dotyczącymi opiniowania propozycji i zatwierdzania ich do realizacji, a w sprawozdaniach z realizacji siedmiu zbadanych wystaw czasowych koszty poniesione na ich organizację nie odpowiadały kosztom wystaw w ewidencji księgowej. Wbrew przepisom koordynatorzy sześciu wystaw czasowych (pięciu w gmachu głównym i jednej w oddziale w Królikarni) formalnie nie zatwierdzili dowodów potwierdzających związane z nimi wydatki w łącznej wysokości niemal 1,3 mln zł, w tym finansowane z dotacji celowych ministra. Oznaczenie dowodu księgowego (faktury, umowy) pieczątką danej wystawy, zamiast imienną nie pozwala na stwierdzenie, czy dany dokument został zatwierdzony jako zgodny z zaplanowanym budżetem i harmonogramem wystawy przez osobę do tego zobowiązaną. Zdaniem NIK nieprawidłowości wynikały z niewystarczającego nadzoru dyrektora MNW nad procesem przygotowywania, dokumentowania i rozliczania kosztów wystaw czasowych.

W ramach gospodarki finansowej Muzeum, NIK stwierdziła nieprawidłowości dotyczące m.in. korzystania ze służbowych kart płatniczych. W 2022 r. dyrektor MNW zapłacił taką kartą w sumie 12,3 tys. zł za zakupy odzieży i obuwia. Zgodnie z wewnętrznymi przepisami, wydatki regulowane służbowymi kartami powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, w tym przypadku, zdaniem NIK, chodziło o realizację osobistych potrzeb, które nie mogły być finansowane ze środków publicznych, bez względu na to czy kupiona odzież była używana w trakcie wykonywania obowiązków służbowych. W wyniku kontroli przeprowadzonej przez NIK, dyrektor zwrócił całą kwotę na rachunek bankowy Muzeum.

Izba zwraca również uwagę na to, że w okresie objętym kontrolą system monitorowania czasu pracy w gmachu głównym Muzeum uniemożliwiał prawidłową ewidencję zatrudnionych tam osób. W konsekwencji wielokrotnie dochodziło do naruszenia Regulaminu Pracy, z którego wynika, że czas pracy pracowników działalności podstawowej i administracji, zatrudnionych w pełnym wymiarze wynosi 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo (w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym). Na 40 objętych badaniem NIK pracowników, ponad połowa (28 osób) świadczyła pracę krócej niż 8 godzin dziennie. W przypadku 11 osób brakowało w ewidencji godzin zakończenia pracy potwierdzonych kartą elektroniczną. Nie prowadzono także ewidencji nieobecności w pracy, spóźnień, a także odpracowania nieobecności usprawiedliwionej, co również było niezgodne z regulaminem.

Muzeum bez strategii rozwoju

Nowy regulamin organizacyjny Muzeum Narodowego w Warszawie został przyjęty 16 stycznia 2023 r., podjęto także działania dotyczące opracowania dokumentów istotnych dla funkcjonowania tej instytucji, czyli strategii rozwoju, planów ochrony zabytków i regulaminu organizacji wystaw czasowych. W związku z tym w okresie objętym kontrolą doszło do zmian na kluczowych stanowiskach, m.in. dyrektora Muzeum i jego zastępców, a także głównego księgowego, głównego konserwatora i głównego inwentaryzatora.

Minister zatwierdził regulamin organizacyjny MNW, mimo że był on sprzeczny ze statutem instytucji. Regulamin zakładał bowiem funkcjonowanie w ramach MNW czterech oddziałów, a statut pięć. Do końca kontroli prowadzonej przez NIK nie powstało Muzeum Fotografii, mimo to statut nie został zmieniony.

Do zakończenia kontroli NIK Muzeum nie przygotowało strategicznego dokumentu dotyczącego swojego rozwoju. W przyjętym Programie działania MNW na lata 2020-2025 założono potrzebę stworzenia kilku strategii i koncepcji:

• strategii rozwoju kolekcji i polityki zakupu muzealiów,
• strategii udostępnienia i popularyzacji zbiorów poprzez m.in. wypracowanie długofalowej polityki współpracy z partnerami strategicznymi, mającej skutkować stabilnym wsparciem finansowym MNW,
• strategii dotyczącej cen biletów wstępu, sprzedaży wydawnictw własnych oraz rozbudowy oferty edukacyjnej.

Program ten przewidywał ponadto stworzenie nowej strategii relacji z widzami i strategii digitalizacji zbiorów. Założono w nim również, jako konieczne, opracowanie strategii cząstkowych, obejmujących różne obszary działania instytucji. Aż 11 takich strategii wskazano do opracowania w nowym Regulaminie organizacyjnym MNW.

Przez półtora roku w instytucji nie działała Rada Muzeum, która pełni istotną rolę w jej działalności, np. opiniuje przedłożony przez dyrektora roczny plan działalności MNW. Od 1 stycznia 2019 r. do 27 lipca 2020 r. Rada nie działała, ponieważ wbrew ustawie o muzeach przez 18 miesięcy Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego nie powołał jej członków.

Wnioski

Mając na uwadze wyniki przeprowadzonej kontroli, Najwyższa Izba Kontroli skierowała wnioski do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, m.in. o:

1. Powoływanie członków Rady Muzeum działającej przy Muzeum zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Zapewnianie spójności pomiędzy Statutem Muzeum, regulaminem organizacyjnym oraz aktualną strukturą organizacyjną Muzeum.
3. Zapewnienie skutecznych mechanizmów nadzoru nad Muzeum w zakresie:
   • prowadzenia działalności merytorycznej i finansowej Muzeum;
   • planowania i przeprowadzania kontroli działalności merytorycznej Muzeum;
   • bieżącego monitorowania realizacji zadań Muzeum przez komórki organizacyjne Ministerstwa.

NIK skierowała także wnioski do dyrektora Muzeum Narodowego w Warszawie, m.in. o:

1. Zintensyfikowanie działań w celu wprowadzenia dokumentu strategicznego dotyczącego rozwoju Muzeum.
2. Zwiększenie nadzoru nad ewidencjonowaniem zbiorów muzealnych.
3. Podjęcie działań w celu zapewnienia przestrzegania obowiązujących zasad i procedur w zakresie przygotowania, realizacji i rozliczania wystaw.
4. Zwiększenie nadzoru nad bezpieczeństwem oraz stanem zachowania zbiorów muzealnych poprzez:
   • aktualizowanie planów ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
   • opracowanie instrukcji przygotowania zbiorów do ewakuacji oraz ich aktualizację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
   • zapewnienie procedur bezpieczeństwa pożarowego obiektów wystawowych i magazynowych zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
5. Zapewnienie właściwych warunków magazynowania zbiorów muzealnych.
6. Podjęcie działań modernizacyjnych i remontowych w celu poprawy stanu technicznego obiektów budowlanych i ich dostosowania dla zwiedzających z niepełnosprawnościami.