W archiwum NIK od kilkudziesięciu lat gromadzone są dokumenty Izby. Czy czuje pani w tym miejscu powiew historii?
- Każdy z nas go czuje. Przez nasze ręce przechodzą wszystkie dokumenty wytworzone przez Najwyższą Izbę Kontroli. Akta dokumentują zarówno procesy zaszłe w kraju kilkadziesiąt lat temu, jak i teraźniejsze. Dokumenty kontrolne wytworzone przez NIK pokazują funkcjonowanie państwa na przestrzeni wielu lat, począwszy od roku 1919, czyli od prawie wieku. Obrazują zmiany gospodarcze, społeczne, kulturalne. Możemy dosięgnąć historii…
Mamy też świadomość, że do pewnego stopnia to od nas zależy, czy inni będą mogli korzystać z historii zawartej w aktach kontroli NIK. Dobrze przygotowane i opracowane archiwalnie dokumenty przyczynią się do tego, że historia nie tylko Izby, ale i całego kraju będzie lepiej poznana.
Wspomniała pani, że zasoby archiwalne NIK to cenne źródło wiedzy o zmianach gospodarczych, społecznych i kulturowych.
- Zdecydowanie tak. Historycy i naukowcy korzystają z naszych zasobów, szczególnie tych przechowywanych w archiwach państwowych - Archiwum Akt Nowych, Archiwum Państwowym m.st. Warszawy czy archiwach właściwych terytorialne dla delegatur Izby. Mając świadomość wartości naukowej zgromadzonych dokumentów, chcielibyśmy z czasem szerzej otworzyć nasze archiwum dla badaczy historii - oczywiście z zachowaniem obowiązujących procedur. Dążymy do tego, aby każda zainteresowana osoba mogła w sposób szybki i szczegółowy poznać nasze zbiory.
Czy dokumenty ze wszystkich 90-ciu lat funkcjonowania NIK przechowywane są w archiwum Izby?
W centrali znajdują się akta od 1985 roku. Dokumenty z lat 1980-1985 są w trakcie opracowywania. Gdy zakończymy prace nad nimi zostaną przekazane do Archiwum Akt Nowych. Całą problematykę działalności archiwalnej reguluje Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w myśl której materiały archiwalne m.in. NIK-u przekazuje się do właściwego archiwum państwowego nie później niż po 25 latach od ich wytworzenia. Do Archiwum Akt Nowych w sumie przekazaliśmy już ok. 500 mb (metrów bieżących) materiałów archiwalnych. Najstarsze z nich datowane są na rok 1919. Niestety akta z okresu międzywojennego są w stanie szczątkowym.
W informatorze o zasobie archiwalnym NIK napisano, że rocznie archiwum wzbogaca się o 100 mb nowych akt.
- Tak, to prawda. Przy czym muszę dodać, że 90 proc. z tych akt to dokumenty kategorii archiwalnej A - czyli materiały podlegające wieczystemu przechowywaniu, co oznacza, że nigdy nie zostaną zniszczone. Akta wszystkich kontroli przeprowadzanych przez Izbę są materiałami archiwalnymi. Ciekawostką jest fakt, że w większości archiwów zakładowych proporcja materiałów archiwalnych do pozostałej wytwarzanej przez siebie dokumentacji - oznaczonej kategorią B, a więc podlegającej niszczeniu - jest jak 1 do 9. Natomiast w NIK 90 proc. to dokumenty kategorii A, a tylko około 10 proc. to akta kategorii B. Obecnie mamy około 1500 mb akt kategorii A. Na taki stan rzeczy wpływa coraz większa liczba przeprowadzanych kontroli oraz obszerność materiałów dokumentujących czynności kontrolne.
Każda kontrola to wiele tomów dokumentów. Jak obszerna jest dokumentacja jednej kontroli po zarchiwizowaniu?
- Najobszerniejsza kontrola jednostkowa zajęła 49 tomów. Zwykle jest to od 3 do 5 tomów akt. Znajdują się tam wszystkie materiały, które dokumentują tok prowadzenia czynności kontrolnych - dowody, protokoły, wystąpienie pokontrolne, ewentualna droga odwoławcza i droga zawiadamiania organów ścigania o przestępstwie, a także informacja o wynikach kontroli. .
Czy archiwalne zasoby NIK są dostępne dla każdego?
Każdy może się ubiegać o zgodę Prezesa NIK na udostępnienie dokumentów Izby. Dokumenty udostępniane są stosownie do przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, ustawy o dostępie do informacji publicznej, z zachowaniem ochrony informacji wrażliwych, w tym danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, tajemnicy bankowej itp.
Na koniec mam pytanie o najstarszy zarchiwizowany dokument NIK.
- To dekret o powołaniu Najwyższej Izby Kontroli z 1919 roku oraz akta personalne pracowników zatrudnionych w Izbie w pierwszych miesiącach jej funkcjonowania.
