Brak wiedzy o posiadanym majątku utrudnia - po pierwsze - prawidłowe nim gospodarowanie i ustalenie jakie dochody powinny czy też mogą przynosić posiadane nieruchomości. Po drugie, komplikuje też regulowanie stanu prawnego i dokonywanie wpisów prawa własności w księgach wieczystych.
W ewidencjach jest wiele nieprawidłowości. Doprowadziły do tego m.in. wieloletnie zaniedbania aktualizacji danych, wynikające także, choć nie tylko, z braku przepływu informacji pomiędzy gminami i starostwami oraz poszczególnymi komórkami urzędów. Brak dokładnych danych wynika również z faktu, że aż 20% skontrolowanych wójtów w ogóle nie ewidencjonowało nieruchomości, uznając mylnie, że wystarczy, że taką ewidencję prowadzą starostowie.
W ewidencjach gruntów i budynków prowadzonych przez ponad połowę starostów a także w ponad połowie ewidencji gminnych dane były niezgodne z dokumentacją źródłową. Nie zgadzały się np. powierzchnia, numery ksiąg wieczystych. Zdarzało się, że nie rejestrowano w ogóle działek będących własnością gmin lub Skarbu Państwa albo nie podawano, że to właśnie państwo lub gmina są właścicielem gruntu lub budynku.
Niewiele w uporządkowaniu wiedzy na temat posiadanych nieruchomości pomogła prowadzona w ostatnich latach inwentaryzacja. W prawie 60 proc. skontrolowanych przypadków zdarzały się błędy (nieobjęcie inwentaryzacją całości lub części gruntów).
Ponad 30% skontrolowanych wójtów, burmistrzów i prezydentów nie występowało o wpisanie do ksiąg wieczystych prawa własności do posiadanych gruntów i budynków. Problemem w porządkowaniu praw do nieruchomości jest w wielu przypadkach brak dokumentów potwierdzających prawo własności. W takich sytuacjach niezbędne jest uzyskanie orzeczenia w sądzie. Niestety, takie działania były podejmowane w bardzo ograniczonym zakresie, choćby dlatego, że są kosztowne i długo trwają.
NIK negatywnie ocenia działania starostów i wójtów (burmistrzów i prezydentów) w zakresie aktualizacji stanu faktycznego i prawnego nieruchomości należących do Skarbu Państwa lub gmin. Na 108 skontrolowanych gmin, powiatów i miast tylko w jednym przypadku (powiat świdwiński) NIK sformułowała ocenę pozytywną, w dziesięciu zaś ocenę pozytywną z uchybieniami. Wymagana ustawą z dnia 7 września 2007 r. aktualizacja przebiega opieszale i prawdopodobnie nie zostanie przeprowadzona w terminie do 19 listopada 2009 r., wskazanym w ustawie.