W ramach kontroli „Funkcjonowanie wybranych jednostek sektora finansów publicznych wykonujących zadania analityczne, doradcze, eksperckie i badawcze” Najwyższa Izba Kontroli prowadziła czynności kontrolne w Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców w Warszawie.
Dotyczyła ona okresu od dnia 30 kwietnia 2018 roku do dnia 30 czerwca 2022 roku, kiedy to zakończyły się czynności kontrolne w jednostce [tj. Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców]. Kontrolerzy sprawdzali: proces utworzenia i organizacji Biura Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, planowania działalności, gospodarkę majątkowo-finansową oraz wykonywanie zadań, źródła ich finansowania oraz efekty ich realizacji.
Zgodnie z oceną ogólną, w latach 2018-2022 Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców prawidłowo realizował ustawowe zadania, w tym opiniodawcze i eksperckie, służące ochronie praw przedsiębiorców. Gospodarka majątkowo-finansowa jednostki była prowadzona prawidłowo z wyjątkiem roku 2020, którym doszło do przekroczenia planu finansowego i naruszenia ustawy o finansach publicznych. Pozytywnie zostały ocenione także działania w zakresie sporządzania i wykonania planów finansowych.
Jednakże kontrolerzy zwrócili uwagę na określone okoliczności, które stanowiły stany problemowe lub wprost nieprawidłowości.
Dyrektor Generalny Biura Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców od dnia powołania [16 listopada 2020], a uprzednio jako Radca Rzecznika, do dnia zakończenia kontroli pełnił jednocześnie funkcję koordynatora w Wydziale Prawno-Legislacyjnym oraz w Wydziale Administracyjno-Finansowym, które nie posiadały kierujących nimi dyrektorów. W ocenie NIK powierzenie takich funkcji Dyrektorowi Generalnemu naruszało standardy kontroli zarządczej określone dla jednostek sektora finansów publicznych. W ten sposób (tj. jednoczesnego wykonywania zadań na różnych stanowiskach) dochodziło do wyeliminowania jednego z ogniw struktury kadrowo-organizacyjnej, w wyniku czego nie została zapewniona skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Konkludując sformułowaną uwagę można stwierdzić, że Dyrektor Generalny weryfikował swoje decyzje, które podejmuował zajmując ww. funkcje.
NIK nie podzieliła w wyniku kontroli udzielonych wyjaśnień Dyrektora Generalnego Biura Rzecznika MŚP, który wskazał m.in., że „kierowanie Biurem Rzecznika MŚP w tym WAF (Wydział Administracyjno-Finansowy – przyp. NIK) osadza się na zarządzaniu projektowym m.in. w oparciu o: Prawo Parkinson C”, „ma to związek z przyjętą koncepcją współkoordynowania zespołem”, jak również, że „Zespół zazwyczaj składa się z określonej liczby osób oraz w przypadku WAF koordynatora. Można to odnieść do terminu Holakracja, jako systemu zarządzania organizacjami opracowanego, w którym uprawnienia do podejmowania decyzji są rozproszone wewnątrz organizacji poprzez holarchię samoorganizujących się zespołów (osób), w odróżnieniu od tradycyjnego zarządzania przez hierarchię”.
NIK wskazała w szczególności, że przypisanie określonych zróżnicowanych zadań i obowiązków do poszczególnych stanowisk pracy w określonej strukturze organizacyjnej zapewnia możliwość weryfikacji poszczególnych działań przez osoby nadzorujące prawidłowe funkcjonowanie komórek organizacyjnych. Skupienie jednocześnie obowiązków w zakresie wykonywania zadań polegających na kierowaniu komórką organizacyjną czy koordynowaniu jej pracy z zadaniami w zakresie nadzoru nad działaniem takiej komórki, zwłaszcza gdy nie jest to zjawisko przejściowe, likwiduje mechanizmy bezpośredniego nadzoru, w szczególności, jeśli dotyczy to procesów zarządzania i wydatkowania środków publicznych, co miało miejsce w przypadku Biura Rzecznika MŚP.
NIK nie podzieliła przedstawionej w toku kontroli opinii Rzecznika MŚP co do sposobu postrzegania ww. stanu jako stanowiącego oszczędności dla budżetu państwa. Izba zwróciła także uwagę, że łączenie przez Dyrektora Generalnego swojej funkcji z funkcjami koordynatorów dwóch wydziałów stanowiło uzasadnienie dla wypłacania mu dodatku specjalnego, który na dzień 28 kwietnia 2022 r. stanowił 79,5% wynagrodzenia zasadniczego.
W Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców wypłacono w 2020 r. kwotę 101 563 zł tytułem waloryzacji wynagrodzeń pracowników z opóźnieniem (167 dni po terminie), co stanowiło naruszenie art. 8 ust. 1 ustawy o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej. Kwotę waloryzacji wynagrodzeń (o 6% w stosunku do wynagrodzeń z 2019 r. należało wypłacić do dnia 1 lipca 2020 r. Jednak w Biurze Rzecznika MŚP wypłacono ją w dniu 15 grudnia 2020 r. Osobą odpowiedzialną za powstałą nieprawidłowość był ww. Dyrektor Generalny, któremu Rzecznik MŚP powierzył także obowiązki koordynatora Wydziału Administracyjno-Finansowego.
Biuro Rzecznika w grudniu 2020 r. dokonało wydatków w kwocie prawie 280 tys. złotych większej niż ujęta w planie finansowym. Stanowiło naruszenie art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i wysokościach ustalonych w planie finansowych jednostki sektora finansów publicznych. Naruszało to także normę art. 52 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, stanowiącego, iż wydatki ujęte w planach finansowych jednostek budżetowych stanowią nieprzekraczalny limit oraz art. 162 pkt 3, określającego, że dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.
Przyczyną ww. nieprawidłowości było nierzetelne przeprowadzenie analizy poprzedzającej dokonanie rozdysponowania w ramach klasyfikacji wydatków budżetowych kwoty ponad 2,8 mln złotych tytułem blokady środków finansowych budżetu państwa na rok 2020. Według głównej księgowej Biura Rzecznika MŚP nieprawidłowość była konsekwencją przygotowania blokady „w sposób niedoszacowany (…)” bowiem „(…) bazowano tylko na kwocie netto wynagrodzenia grudniowego z pominięciem dotychczasowego wydatku z tytułu wypłaty waloryzacji oraz obciążeń wynagrodzeń”.
W związku z ustaleniami kontroli, NIK sformułowała wnioski dotyczące funkcjonowania Biura Rzecznika MŚP:
- Wzmocnienie nadzoru nad prawidłową i terminową realizacją zadań przez Wydział Administracyjno-Finansowy w Biurze Rzecznika
- Zapewnienie narzędzi analitycznych kompatybilnych ze stosowanym w jednostce systemem finansowo-księgowym, w celu bieżącego monitorowania m.in. wykonania planu wydatków w Biurze Rzecznika, w granicach kwot określonych w planie finansowym.
Niezależnie od powyższego, w związku z dokonanymi ustaleniami wskazującymi na naruszenie dyscypliny finansów publicznych w Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, NIK – wykonując obowiązek określony w art. 63 ust. 3 ustawy o NIK – skierowała zawiadomienie do właściwego Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych.
Wcześniej, w toku kontroli NIK otrzymała także sygnały dotyczące naruszeń przepisów prawa pracy w Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, w szczególności występowania niepożądanych zachowań (mobbingu) w środowisku pracy. Kwestie powyższe nie stanowiły przedmiotu ww. kontroli NIK, a ich istota pozostawała poza obszarem właściwości kontrolnej NIK.
Mając jednak na względzie wagę podnoszonych okoliczności oraz szczególny fakt, iż miałyby dotyczyć one instytucji publicznej, nie przesądzając w żaden sposób zasadności i słuszności formułowanych zarzutów, NIK w sierpniu 2022 r. zwróciła się do Okręgowego Inspektora Pracy w Warszawie o rozważenie możliwości podjęcia działań przez Państwową Inspekcję Pracy.
Pełna treść Wystąpienia Pokontrolnego znajduje się w plikach do pobrania. Zachęcamy do zapoznania się z jej treścią.
