Przechowywanie materiałów archiwalnych – obowiązki państwowych jednostek organizacyjnych

Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce oraz potrzebom obywateli. Jego ochrona ma szczególnie znaczenie, jednak nie istnieje akt normatywny powszechnie obowiązujący, określający organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego, w tym warunki przechowywania zbiorów, który obejmowałby zakresem podmiotowym państwowe jednostki organizacyjne. Część z nich przechowuje unikatowe materiały. Należą do nich np. dwie spółki publicznej radiofonii i telewizji, tj. Polskie Radio SA oraz Telewizja Polska SA. Pod ich opieką znajdują się materiały i zbiory dokumentacji powstałe w latach 1945–1993, na które składa się prawie 135 tys. filmów i audycji telewizyjnych zarejestrowanych na taśmach światłoczułych i magnetycznych różnych formatów oraz 665 tys. nagrań z audycjami słownymi i muzycznymi prezentowanymi na czterech antenach Polskiego Radia. Autor wskazuje, że brak rygoryzmu w sprawie ochrony takich zasobów jest niekorzystny z punktu widzenia interesu publicznego. Może być czynnikiem ryzyka potencjalnego uszkodzenia archiwaliów, utraty bądź zniszczenia. Jego zdaniem zasadne wydaje się podniesienie standardów ochrony narodowego zasobu archiwalnego przez uregulowanie tej kwestii. Artykuł przybliża przepisy prawa mogące mieć obecnie zastosowanie do ochrony archiwaliów, ale niemające charakteru obligatoryjnego oraz przedstawia wnioski de lege ferenda w sprawie trybu i sposobu uregulowania tych kwestii w akcie prawa o randze ustawowej.

ABSTRACT

Storage of Archival Materials – Duties of State Organisational Units

The protection of the national archival resources lies with the public authorities. This implies a series of specific responsibilities, including protection against damage, destruction or loss – so that the national archives can be preserved for future generations. It is possible to fulfil these responsibilities only if concrete conditions for storage have been set and complied with. However, there is no commonly binding legal act that would set the organisation, tasks and scope of the archives in state organisational units. The units can adopt recognised international standards on the conditions for long-term storage of archival materials included in the Polish Norm, yet it is voluntary. If these are not adopted in a unit, the only regulation is an instruction on the organisation and scope of the unit’s archives that the given unit has developed on its own in agreement with the government administration body tasked with state archival resources. The author postulates to fill in this legal gap with an archival instruction which could be elaborated by the minister responsible for culture and national heritage protection. It is very important to have legally binding requirements, among others, for companies from the radio and television broadcasting sector, especially the Polish Radio (PR SA) and the Polish Television (TVP SA) that possess unique archival materials considered the national archival resources.

Key words: national archival resources, storage of archival materials, state organisational units, self-government organisational units, PN-ISO 11799